ScanSnap×PDF編集ソフトで名刺管理

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PDF名刺

4月から異動によって仕事内容ががらっと変わりました。仕事が変わるとともに仕事相手も変わって、名刺交換を大量にやっています。4月からもう100枚ぐらいの新しい名刺が貯まりました。

名刺は住所・電話番号・メールアドレスなど連絡先情報がコンパクトな紙に詰まっているのですが、貯まってくると使い勝手が悪くなるのが”検索性”です。

必要な名刺を見つけるためにあいうえお順にフォルダに格納したりするのが通常ですが、抜き差しして利用している間にもどんどん増えていって整理が破綻する人も多いのではないでしょうか?

大量の名刺を検索するには、PCにまかせるのが一番です。

最初に利用を思い当たるのはスキャナーとセットになった名刺管理ソフトでしょう。私も一時期は名刺管理ソフトを利用していましたが、結局途中で利用をやめてしまいました。

以下がその理由。

・名刺管理ソフトの入ったPCでしか利用できない。
 会社のPCにソフトを入れて利用している場合、そのPCでしか名刺検索ができません。PCを1台のみで利用している場合ならいいのですが、自宅のPCやモバイルPCで参照することさえできません。またPCの入替えなどで利用するPCが変更になった場合、データの移行が必要になります。

・OCR機能がイマイチ
 スキャナーで名刺を読み込んでそこに書かれている文字認識をソフトでしてくれるのですが、認識率はイマイチ。読み取ったデータを手入力で修正する必要があります。イチから入力したほうが速いんじゃないの??って思うぐらい面倒な作業です。

・名刺サイズしか利用できない
 名刺専用のスキャナーなので、特殊な形の名刺やA4サイズの連絡先一覧などは読み取れません。

そこでこの4月からは、ドキュメントスキャナーのScanSnapとPDF編集ソフトを利用して以下のような手順で名刺管理をしています。

<名刺>
・ScanSnapでPCにPDFとして取り込む。
・検索可能なようにPDF編集ソフトで、PDFに注釈をつける。(会社名と名前のみ)

<連絡先一覧>
・エクセルファイルを入手してPDF編集ソフトでPDF化する。

<名刺と連絡先一覧の結合>
・PDF編集ソフトで複数のPDFファイルを結合して、一つのファイルにする。
・必要に応じて注釈部分に追記する。

PDF編集ソフトはいろいろありますが、私は会社のPCではAdobeで、自宅やモバイルPCではいきなりPDF EDIT 2を利用しています。(PDF編集ソフトはいろいろありますのでお好みで。)

名刺でも連絡先一覧でも一つのファイルにまとまっているので、そのファイルを注釈も含めて検索すれば必要な情報が手早く手に入ります。注釈には最低限会社名と名前のみを入力していますが、面会日時とか打ち合わせの内容などのメモも追記しておくと後々より便利に。注釈への追記は昼休みなど隙間時間にやっています。

手帳術でも同じですが、必要な情報を一箇所に集めることの効果は大きいです。まとめたものは一つのPDFファイルなのでUSBメモリで移動させれば、会社でも自宅でもモバイルでもどこでも参照・編集することができます。

作成したPDFファイルはかなり重要な個人情報なので、取り扱いにはご注意を。顧客の情報は入れない、ファイルの移動で利用するUSBメモリはセキュリティの高いものにするなどの配慮が必要です。
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