時間管理=スケジュール(Appointment)管理+タスク(TODO)管理

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手帳でスケジュール管理をしている人は多いと思いますが、タスクの管理をしてる人は少ないと思います。タスクを管理することで、仕事の効率は格段にアップします。仕事の効率をアップさせて仕事をスムーズに進めることで、仕事以外のことをする時間を生み出すこともできます。今回はそんな”タスク(TODO)”について考えます。

タスク(TODO)とは、「会社の帰りに牛乳を買う」や「○○についての報告書を仕上げる」などという”将来やるべきこと”を意味します。「A氏と打ち合わせをする」や「B社へ訪問する」といったスケジュール(Appointment)も”将来やるべきこと”です。

タスクとスケジュールの違いは何でしょうか?タスク(TODO)は自分一人の予定で、スケジュール(Appointment)は他人との予定であるとも定義できます。しかしながら、自分一人でやることであっても開始時間や終了時間を決めて自分にアポイントをとることも時間管理おいては重要です。そこでタスクとスケジュールの違いは以下のように定義します。

タスク(TODO):開始・終了時間が明確でないやるべきこと

スケジュール(Appointment):開始・終了時間が明確なやるべきこと


ともにやるべきことなのですが、タスクの方は”いつやるのか”が明確でないことが特徴であると考えます。タスクは、着手開始する時間とと完了させる時間を決める必要があります。タスクを完了させるのにどのぐらい時間が必要かを割り出して、時間の決まっているスケジュールの間で、いつタスクを実施するのかを割り振ることとなります。スケジュールは時間が決まっているので、時間管理においては、タスクをマネジメントすることが重要ですね。

時間管理=スケジュール管理+タスク管理


タスクを管理可能な状態にするには、タスク自体を可能な限り分解する必要があります。
チャンクダウン

上図に書いているのはすべてタスクです。一番左の”お金持ちになる”というタスクでは、それに必要な時間は見当もつかないですよね。しかしながら一番右の”○○○という本を買う”というタスクにまで分解すると、タスクを完了させるのに必要な時間は推測がつきます。

大きな塊をほぐしていくつかの小さな塊にすることをチャンクダウンと言いますが、タスクはチャンクダウンすることで時間管理可能な状態にすることが重要です。

他人とのアポイントであることの多いスケジュールが予定変更になることは少ないですが、自分で時間を割り振るタスクは予定通りにいかないことの方が多いです。見込みがあまくて予想外に時間がかかったりとか、十分に分割されていなくてなかなか着手できなかったりなど。

通常のスケジュールとは違った管理方法が必要となってきますが、タスクの管理方法についてはまた別の記事で。
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