試行

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PDF名刺

4月から異動によって仕事内容ががらっと変わりました。仕事が変わるとともに仕事相手も変わって、名刺交換を大量にやっています。4月からもう100枚ぐらいの新しい名刺が貯まりました。

名刺は住所・電話番号・メールアドレスなど連絡先情報がコンパクトな紙に詰まっているのですが、貯まってくると使い勝手が悪くなるのが”検索性”です。

必要な名刺を見つけるためにあいうえお順にフォルダに格納したりするのが通常ですが、抜き差しして利用している間にもどんどん増えていって整理が破綻する人も多いのではないでしょうか?

大量の名刺を検索するには、PCにまかせるのが一番です。

最初に利用を思い当たるのはスキャナーとセットになった名刺管理ソフトでしょう。私も一時期は名刺管理ソフトを利用していましたが、結局途中で利用をやめてしまいました。

以下がその理由。

・名刺管理ソフトの入ったPCでしか利用できない。
 会社のPCにソフトを入れて利用している場合、そのPCでしか名刺検索ができません。PCを1台のみで利用している場合ならいいのですが、自宅のPCやモバイルPCで参照することさえできません。またPCの入替えなどで利用するPCが変更になった場合、データの移行が必要になります。

・OCR機能がイマイチ
 スキャナーで名刺を読み込んでそこに書かれている文字認識をソフトでしてくれるのですが、認識率はイマイチ。読み取ったデータを手入力で修正する必要があります。イチから入力したほうが速いんじゃないの??って思うぐらい面倒な作業です。

・名刺サイズしか利用できない
 名刺専用のスキャナーなので、特殊な形の名刺やA4サイズの連絡先一覧などは読み取れません。

そこでこの4月からは、ドキュメントスキャナーのScanSnapとPDF編集ソフトを利用して以下のような手順で名刺管理をしています。

<名刺>
・ScanSnapでPCにPDFとして取り込む。
・検索可能なようにPDF編集ソフトで、PDFに注釈をつける。(会社名と名前のみ)

<連絡先一覧>
・エクセルファイルを入手してPDF編集ソフトでPDF化する。

<名刺と連絡先一覧の結合>
・PDF編集ソフトで複数のPDFファイルを結合して、一つのファイルにする。
・必要に応じて注釈部分に追記する。

PDF編集ソフトはいろいろありますが、私は会社のPCではAdobeで、自宅やモバイルPCではいきなりPDF EDIT 2を利用しています。(PDF編集ソフトはいろいろありますのでお好みで。)

名刺でも連絡先一覧でも一つのファイルにまとまっているので、そのファイルを注釈も含めて検索すれば必要な情報が手早く手に入ります。注釈には最低限会社名と名前のみを入力していますが、面会日時とか打ち合わせの内容などのメモも追記しておくと後々より便利に。注釈への追記は昼休みなど隙間時間にやっています。

手帳術でも同じですが、必要な情報を一箇所に集めることの効果は大きいです。まとめたものは一つのPDFファイルなのでUSBメモリで移動させれば、会社でも自宅でもモバイルでもどこでも参照・編集することができます。

作成したPDFファイルはかなり重要な個人情報なので、取り扱いにはご注意を。顧客の情報は入れない、ファイルの移動で利用するUSBメモリはセキュリティの高いものにするなどの配慮が必要です。
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借入金の金利と賃貸部分の家賃収入がバランスする物件の「収益マイホーム」。

どうやら一般的な用語では、「賃貸併用住宅」というみたいですね。

自宅50%+賃貸50%で金利の有利な「住宅ローン」をひっぱれます。

とはいえ、少子高齢化の世の中。

新築の頃には賃貸がうまっても、10年後に値下げをしない賃貸ならダメです。

付加価値をつけないといけないですね。

デザイナーズ住宅としてかっこいい家にしたいです。

おしゃれな施工業者をさがしてます。

こんな会社に造って欲しい。


リコーが3月からフィールドテストを開始している「quanp」を使ってみました。

quanpとは

Web上のストレージサービスなのですが、クライアントPCにソフトを入れることでドラック&ドロップで簡単にファイルのアップロードをすることができます。アップロードしたファイルにはタグやコメントをつけることができるので、画像や動画などテキスト情報を持たないファイルの検索に有効です。格納したファイルを3D画面で見ることができるのも特徴的。

使ってみての感想としては・・

(良い点)
・画像ファイルだけでなくPDFやMicrosoft Officeの文書もサムネイル画像で表示されるので、ファイルを視覚的に探しやすい。
・PC内でのフォルダ管理だと上位階層の次は下位階層といった一元的な管理しかできないですが、プレイスマップと呼ばれるファイル管理画面は多元的で一覧性が高く便利です。。(関連のあるフォルダをグループングして一覧できます。)

・(「quanp」では、フォルダはプレイスと呼ばれフォルダのグループはレイヤーと呼ばれています。)ファイルアップロード時にプレイス名とレイヤー名が自動的にタグになったり一括してタグ付できるので、タグ付けが楽。

(悪い点)
・クライアントPCに入れるソフトの動作が(私のPCでは)遅い。
・利用できるファイルサイズの上限が10Gなので、画像ファイルなどを本気でアップロードするとすぐに容量オーバーになりそう。

こんなところでしょうか。

「quanp」のウリの一つである文書共有についてはまだ試していませんが、正式サービス開始時に今の悪い点がどどのようになるのかをウォッチしたいでね。

参考になりそうな図表を読書中に見つけたら本をスキャンしてPCに取り込んでいますが、適当なファイル名のPDF変換されるのでたまってくると目的のものが探しづらい。また、PDFファイル自体を開くのにも時間がかかるのも面倒なところ。

「quanp」にアップロードしておけば、PDFファイルのサムネイル画像を見て探すこともできますし、ファイルにタグをつけておくことも簡単にできます。

スキャナーではPDFとして取り込む時に文字情報を取得しています。変換の間違いも多いのでそのまま読んでも意味不明な文章・文字になっていることも多いです。そんな間違いだらけのテキストデータでも検索の対象としては役に立ちます。「quanp」でPDFを検索するときは、タグやコメント以外にスキャン時に取り込んだテキストをキーに探すことができるので。

しばらくは「quanp」を、”デジタルスクラップの保管庫”として利用しようと思います。


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本を読んだ結果をブログにまとめるために、読んだ本の内容をマインドマップにまとめています。マインドマップを見れば読んだ本のエッセンスが一目瞭然になることがその目的なのですが、扱いに困るのが読んだ本にあるグラフとか表です。

読んでいて「これはいいノウハウだ!」と思っても、それをマインドマップへは抽出するのは難しいことがあります。情報の整理・要約に適しているマインドマップですが、内容によっては表であるとかグラフであるほうが見やすいことがありますね。

不動産投資関連の本を読んでいると、「不動産売買に必要な書類一覧表」とか「市場に多くある間取りのグラフと入居者が探している間取りランキング表」などの図表を実際に投資する時に使えるかもと思ってスクラップをしたくなります。Web上にある情報であれば「紙copi」でスクラップすることが可能ですが、本や雑誌では切り取っておくかスキャンするしかないです。

本を切り取るのは気が引ける(もったいない)し、切り貼りするのも面倒なのでスキャナーを購入しました。EPSON カラリオ カラリオ・スキャナ GT-S600 が8000円ほどで売られていたので迷わず購入。これまでスキャナーは会社のものしか使ったことがないので相場感がなかったですが、意外と安いものですよね。

アナログスクラップ(切り貼り)だと貼り付けた後に場所を変更することはできませんが、デジタルで取り込んでフォルダに整理をして格納しておけば、複製も場所の変更も容易です。再利用も可能で、ひとりWikiで自分用マニュアル作るときにも活用できそう。

EPSON カラリオ カラリオ・スキャナ GT-S600は、かさばるので持ち運びが出来ないのが残念なところです。本当は重さ50gのフルカラーハンディスキャナーが欲しいですが、お値段5万円超なので断念。





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「手帳スイート」のスイート(Suite)とは「ひと揃え」という意味。手帳、パソコン、携帯電話、Weツールを組み合わせて活用する「手帳スイート」とは、舘神氏の「手帳進化論」に出てくる言葉です。時間管理術を磨いて知的生産力を向上させるために、自分にとって最適な「手帳スイート」を考えていきたいと思います。

今の私はデスクワークが中心なのですが、4月に外回り中心の営業に異動することに決まりました。会社の近くに住んでいることもあって、「インターネットにつながるPCから30分以上離れることはない」という環境にいました。4月からは1日のうちで移動の多い生活になりそうです。現在の私にとって最適化した「手帳スイート」を、仕事の内容が変化した後には「手帳スイート」の使い方を変化させる必要があると感じています。

2008年3月まで私の「手帳スイート」をまとめておいて、今後の環境の変化による「手帳スイート」の変化を当ブログにて追っていきたいと思います。

手帳スイートの構成機器
システム手帳:フランクリンコヴィーのデイリー見開きタイプ
ノートPC:レッツノートR4
ソフトウェア:紙copiひとりwikiなど
Webサービス:Gmail、Remember The Milkなど
その他の機器:スキャナー、i-podなど

手帳スイートに求める機能
時間管理:
・スケジュールを管理する
・タスクを管理する

知的生産性向上:
・入手した情報をメモする
・メモした情報を参照する
・長期計画を意識する

それぞれの機器に対して、手帳スイートとしてどのような機能を使っているかを整理します。

具体的には、続きのエントリーにて。
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